1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reserveringen, overeenkomsten en diensten van The Set Up Club, waaronder in ieder geval verhuur van decoratie, achterwanden, eventstyling en eventuele begeleiding of ondersteuning bij evenementen.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze vooraf schriftelijk door The Set Up Club zijn bevestigd.

Onder schriftelijk wordt mede verstaan communicatie per e-mail of via digitale berichten (zoals WhatsApp), tenzij anders overeengekomen.

2. Offertes en reserveringen

Offertes zijn 7 dagen geldig vanaf de datum waarop de offerte is verzonden, tenzij schriftelijk anders vermeld.

Een overeenkomst en reservering komen pas tot stand wanneer:

• de opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft geaccepteerd, én 
• de volledige betaling door The Set Up Club is ontvangen 

De volledige betaling is noodzakelijk om de datum definitief te reserveren en de opdracht in te plannen.

Zolang geen volledige betaling is ontvangen, is The Set Up Club niet verplicht de datum vast te zetten en mag deze beschikbaar blijven voor andere opdrachten.

3. Betaling

The Set Up Club werkt met volledige vooruitbetaling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na bevestiging van de reservering ontvangt de opdrachtgever een factuur. Betaling dient volledig te zijn voldaan binnen de op de factuur vermelde termijn.

De opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten of te verrekenen met eventuele tegenvorderingen.

De datum van het evenement wordt pas definitief gereserveerd na ontvangst van volledige betaling. Bij uitblijven van tijdige betaling vervalt de reservering automatisch, zonder verplichting tot levering van diensten.

4. Levering, uitvoering en locatie-eisen

The Set Up Club verzorgt, indien overeengekomen, transport, opbouw en afbouw van materialen.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correct informeren van The Set Up Club over de locatie en zorgt ervoor dat:

• de locatie tijdig en veilig toegankelijk is 
• voldoende ruimte beschikbaar is voor levering, opbouw en gebruik van materialen 
• noodzakelijke voorzieningen aanwezig zijn (zoals stroom, verlichting of toegang tot liften indien vereist) 
• eventuele specifieke locatie- of toegangsvoorwaarden vooraf schriftelijk zijn gecommuniceerd 

Indien werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd of vertraging ontstaat door onjuiste, onvolledige of ontbrekende informatie, komen alle daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van de opdrachtgever.

5. Eigendom en risico

Alle materialen, decorstukken en installaties blijven te allen tijde eigendom van The Set Up Club, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Vanaf het moment van levering, plaatsing of terbeschikkingstelling van de materialen op of nabij de locatie van uitvoering, gaat het volledige risico voor verlies, diefstal of beschadiging over op de opdrachtgever, ongeacht de oorzaak.

Dit risico blijft van toepassing gedurende de gehele huur- en gebruiksperiode, inclusief opbouw- en afbouwmomenten.

Het is niet toegestaan materialen te verplaatsen, te wijzigen of oneigenlijk te gebruiken.

6. Schade en aansprakelijkheid

De opdrachtgever is volledig aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal van materialen gedurende de huurperiode, ongeacht de oorzaak, inclusief schade veroorzaakt door derden op locatie.

Schade wordt doorberekend op basis van herstel- of vervangingswaarde van de materialen, inclusief handgemaakte en unieke onderdelen.

The Set Up Club is uitsluitend aansprakelijk bij opzet of grove nalatigheid.

Aansprakelijkheid van The Set Up Club is in alle gevallen beperkt tot directe schade en maximaal het factuurbedrag, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

7. Personalisatie en aanlevering

Alle benodigde input voor personalisaties (zoals namen, kleuren of ontwerpen) dient uiterlijk 14 dagen vóór het evenement volledig te zijn aangeleverd.

Bij te late aanlevering kan correcte uitvoering niet worden gegarandeerd.

8. Annulering door opdrachtgever

Annulering dient altijd schriftelijk te gebeuren.

De datum van ontvangst van de schriftelijke annulering is bepalend voor de berekening van de annuleringskosten.

Bij annulering gelden de volgende kosten:

• Tot 30 dagen vóór het evenement: 50% van het totaalbedrag 
• 14 tot 30 dagen vóór het evenement: 75% van het totaalbedrag 
• Minder dan 14 dagen vóór het evenement: 100% van het totaalbedrag

9. Overmacht

In geval van overmacht, waaronder begrepen maar niet beperkt tot ernstige ziekte, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden of andere onvoorziene omstandigheden buiten de invloed van The Set Up Club, heeft The Set Up Club het recht de overeenkomst te wijzigen, te verplaatsen of (gedeeltelijk) te annuleren zonder schadeplichtigheid.

Partijen zijn in geval van overmacht niet gehouden tot schadevergoeding.

10. Extra kosten

Eventuele aanvullende kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht worden doorberekend aan de opdrachtgever. Dit betreft onder andere, maar niet uitsluitend:

• werkelijk gemaakte parkeerkosten en toegangs- of locatiekosten 
• extra wachttijd indien werkzaamheden niet kunnen worden gestart of voortgezet op het afgesproken tijdstip 
• extra transport- of logistieke kosten bij moeilijk bereikbare locaties  
• aanvullende kosten als gevolg van niet vooraf gemelde locatie-eisen of beperkingen 

Wachttijd wordt gefactureerd op basis van een redelijk uurtarief.
Alle kosten worden zoveel mogelijk vooraf of direct na constatering gecommuniceerd.

11. Nietigheid

Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

12. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.